今はPCやスマホがあれば、これまで手間がかかっていた業務も簡単にIT端末上で操作できます。LINEはメールや通話に便利なだけでなく、チャットボットを活用すれば日報登録や勤怠管理も簡単に処理できる時代になりました。
PCやスマホにて必要な事務処理を行うことで、時間効率を高め費用を削減していくことが可能です。
今回は日報や勤怠管理に活用できるLINEチャットボットについて解説していきます。
LINEを活用した日報登録、日報管理、勤怠管理とはどういうことか
LINEでは無料でメールや通話ができることを知っていても、他にもたくさん便利な機能があることを知らない人もいるでしょう。
とくに経営者におすすめなのがLINEのチャットボットを活用する方法です。
PCやスマホなどの端末さえあれば、LINEのチャットボットを活用して、日報登録や勤怠管理も簡単にできます。
では最初にLINEのチャットボットとは何なのかをご紹介致します。
LINEのチャットボット
出典：https://line.worksmobile.com/jp/feature/talk/
LINEのチャットボットとは、LINEボットとも呼ばれるもので、正確なアプリ名はLINE WORKSといいます。
LINEボットを使って自動設定にて、日報や勤怠など様々な業務を行うことができます。
LINE WORKS 公式サイト https://line.worksmobile.com/jp/
まずLINEボットを活用するためにはLINEのアカウント登録する必要があります。そして、LINEアプリ内にあるLINE WORKSに使用する手順は以下のようになります。
① LINE WORKSに登録する
② ユーザー全員のアカウントを作成
③ 用途別にファイルを作成して情報を管理
ユーザー、つまりここでは業務に携わるスタッフのことをいいます。社内スタッフはあらかじめ設定されたファイルの内容に従って入力（返答）をします。
そうすることで、手間をかけずに全員の日報や勤怠を、端末上で簡単に菅理していくことができるのです。
LINE WORKSのプランは、無料プランをはじめ、それぞれの用途に応じた有料プランも選んで頂けます。
日報登録、日報管理、勤怠管理ができる
出典：https://line.worksmobile.com/jp/feature/calendar/
忙しい時や人手が足りない時、各スタッフとの連絡、スタッフの管理などがなかなかスムーズにいかなくて困ることもあります。
でも、LINE WORKSを活用すれば上記のサイトのように、一目で全員の日報や勤怠をチェックできるので便利です。
出典：https://line.worksmobile.com/jp/feature/bot/
また、上記のようにチャットボットにあらかじめ聞きたい内容を設定しておけば、自動的にチャットボットが業務に必要な情報を集めてくれます。
多くの時間や手間が省け、仕事が円滑に進み、生産性が高まります。
LINE WORKSで使える基本的な機能は大まかに8つあります。
• トーク
• カレンダー
• アンケート
• アドレス帳
• メール
• Drive
• 管理
• Bot
これらの機能を使って収集した情報はすべて自動的に集計され、会社内で管理・共有することができます。
カレンダー、アンケート、メール、ボット機能を上手に活用すれば日報報告、日報管理、勤怠管理も楽々で、ストレスフリーで売り上げ向上につながります。
活用事例
すでに、多くの企業や自治体などによって、このLINEボットの導入が進められています。
LINEのチャットボットは日報や勤怠管理だけにとどまらず、様々な活用方法があります。
では、実際にLINE WORKSやLINEボットにはどのような活用方法があるのか事例をいくつかご紹介したいと思います。
NTTデータ/ジェトロニクス株式会社の活用事例
NTTデータ ジェトロニクス株式会社では、人事部と新卒内定者の連絡のやり取りや採用手続きなどに活用しています。
出典：https://line.worksmobile.com/jp/cases/ntt-data-getronics/
人事部担当の方の意見によると、Eメールでは複数人への連絡が統一できず手間がかかったり、スパムに紛れ込んで重要事項が届いていなかったりと限界があったとのこと。
そこで、LINEボットを導入することで、効率よく採用までの過程を進めていくことができたそうです。
杉並区議会の活用事例
杉並区ではまちづくり企画として、ITインフラの整備に力を入れており、行政、町内会、自治会などで情報を統一化するためにLINEボットを活用しています。
出典：https://line.worksmobile.com/jp/cases/suginamiku_gikai/
杉並区議会で主に活用されているのは、アンケートによる各議会の日程調整です。
案件ごとに、必要な項目を全員に一斉に問い合わせを行い、そのデータの統計をとることができます。さらに決定した議会の日程や詳細はスケジュール表を使って管理しています。
活用効果
というように、LINEボットの活用事例を、NTTデータ/ジェトロニクス株式会社と杉並区議会の活用事例をご紹介致しました。
さらに、どのような効果が得られたのかもご紹介しておきますので、今後の参考にしてみて下さい。
NTTデータ/ジェネロ二クス株式会社の活用効果
人事部によると、LINEボットの活用によって、人事部の業務負担が半分に減って、恒例の採用時の提出物漏れがゼロになった、とのことです。
また、新人社員とのより親近感のあるコミュニケーションが可能となったのも嬉しいとの声が聞かれています。
<ｈ3>杉並区議会
杉並区議会でも、議会の業務改革にLINEボットが大きく関与していることが報告されています。年間で140時間相当の事務作業が削減できており、事務職員の精神的な負担も大幅に軽減しているとのことです。
こんな活用も可能では
LINEのチャットボットの活用方法は、それこそ、思いつく限りのあらゆる方法を考案していくことが可能です。
エクセルや会計ソフト、販促ソフトやマーケティングソフトなどと連結させて活用していく動きも見られています。
例えば、まだ事例にはありませんが、
• オンライン通販の受発注用にLINEボットを活用する
• 口コミ情報サイトなどにLINEボットを活用する
• 社内のストレス診断、簡易的な健康診断にLINEボットを活用する
• 飲食店でのオーダー用のハンディとしてLINEボットを活用する
などと、アイデア次第で活用の可能性は無限です。
ちょっとしたアプリの導入によって、仕事の生産性が高まり、売り上げ向上につながるのであれば、是非試してみたいものです。
この機会に、まずは気軽に、LINEボットの無料プランを使ってみることから始めてみましょう。
